CÁCH PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Trong lĩnh vực quản lý dự án, việc chọn được người giao nhiệm vụ thực hiện quản lý dự án không dễ. Người lãnh đạo được chọn phải có một tập hợp các kỹ năng và năng lực quản lý dự án chuyên nghiệp vượt trội. Thống kê cũng dự báo nhu cầu về các vai trò định hướng quản lý sẽ tăng lên gần 90 triệu người trong 5 năm tới.

Bạn đang xem: Cách phát triển kỹ năng quản lý dự án và tổ chức công việc

Năm 2021 đã đến. Có lẽ đây là thời điểm thích hợp để nắm lấy cơ hội của bản thân và tăng tốc trên con đường thành công. Để làm được điều đó, bạn nên có được các kỹ năng và năng lực quản lý dự án khác nhau. Hãy nhớ rằng những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu là những kỹ năng mềm mà chúng tôi liệt kê dưới đây.

Hãy khám phá kỹ lưỡng chúng và cố gắng khai thác nhiều nhất có thể!

1. Khả năng lãnh đạo

Một số người có thể nghĩ rằng kỹ năng lãnh đạo là bẩm sinh và không thể được đào tạo. Nhưng nó không chính xác hoạt động theo cách đó, vì chúng ta cần thực hành để phát huy hết tiềm năng của mình. Là một trưởng dự án, bạn phải gánh vác những gánh nặng không chỉ từ công việc mà còn từ các mối quan hệ nơi công sở. Nó đòi hỏi bạn phải khuyến khích nhân viên thiếu tự tin và giải quyết xung đột.

Đối với người quản lý dự án, ưu tiên hàng đầu là đạt được kết quả đôi bên cùng có lợi trong bất kỳ trường hợp nào và mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng, các bên liên quan và nhân viên của bạn. Vì lý do đó, kỹ năng đàm phán được coi là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà một nhà quản lý phải có.

3. Giao tiếp

Hầu hết các kỹ năng mềm thường đi đôi với nhau, và những gì chúng tôi giới thiệu cho bạn ở đây không phải là ngoại lệ. Để có được những kỹ năng nói trên, trước hết bạn phải trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp. Đây thực sự được coi là nền tảng cho các kỹ năng quản lý dự án khác được nuôi dưỡng.

Giao tiếp không chỉ đơn thuần là nói và lắng nghe. Đó là việc bạn sẵn sàng bước ra khỏi vùng an toàn của mình để chia sẻ ý tưởng và kết nối với những người khác. Nó cũng là về cách lựa chọn từ ngữ có thể đánh bại đối thủ của bạn, làm cho các bên liên quan hài lòng và mang lại lợi thế tốt cho doanh nghiệp của bạn.

Trong thời đại của Covid-19, khi mọi người bị nhốt trong ngôi nhà của họ, các công cụ công nghệ giúp quy trình làm việc tại nhà hoạt động trơn tru và hiệu quả. Chỉ cần dành vài phút tìm kiếm trên internet, bạn có thể tìm ra một số lượng lớn các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án hữu ích cho mọi hình thức sử dụng, bao gồm quản lý tác vụ, giao tiếp, lập lịch, theo dõi ngân sách, v.v.

Tin tôi đi, những công cụ mạnh mẽ đó sẽ đóng một vai trò thiết yếu trong việc triển khai dự án của bạn

9. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng

Bạn nên làm gì nếu một nhân viên quan trọng đột ngột xin nghỉ làm?

Bạn nên làm gì nếu cho đến những ngày cuối cùng của dự án, bạn nhận ra thâm hụt ngân sách?

Bạn nên làm gì nếu các sản phẩm của người dùng cuối của nhóm bạn bị khách hàng từ chối theo thời gian?

Trong vòng đời của một dự án, một nhà quản lý phải xử lý nhiều thay đổi và các vấn đề không lường trước được. Nó đòi hỏi bạn phải sẵn sàng thích ứng với mọi tình huống, chuẩn bị một kế hoạch linh hoạt và sẵn sàng thay đổi dự án của mình.

Ngoài ra, tính linh hoạt và khả năng thích ứng - các kỹ năng và năng lực quản lý dự án quan trọng - cũng liên quan đến khả năng bạn đạt được, học hỏi và sử dụng các ý tưởng và kiến thức mới.

10. Sự tự tin và cam kết

Một nhà quản lý dự án giỏi không chỉ thể hiện sự tự tin của mình ngay cả trong giai đoạn khủng hoảng mà còn khuyến khích sự tự tin của mỗi cá nhân trong nhóm. Trong trường hợp xấu nhất, hãy bình tĩnh và dẫn dắt mọi người tìm ra giải pháp hiệu quả.

Một nhà quản lý tự tin sẽ giúp nhân viên cảm thấy gắn bó và nhiệt tình hơn với công việc, điều này góp phần tăng năng suất chung của cả nhóm.

Bên cạnh đó, bạn cần chú trọng đến việc giữ lời. Hãy nhớ rằng điều quan trọng là phải cẩn thận với bất kỳ cam kết nào với tư cách là người lãnh đạo, vì xây dựng danh tiếng và sự đáng tin cậy của bạn cũng là một phần của kỹ năng và năng lực quản lý dự án.

Nó đã kết thúc?

Tất nhiên là không. Một nhà quản lý dự án xuất sắc cần nhiều hơn 10 kỹ năng và năng lực này để dẫn dắt một nhóm đạt được thành công. Trong bài viết này, chúng tôi chỉ đề cập đến những điều cơ bản và quan trọng nhất, và đó có thể là khởi đầu tốt cho một nhà lãnh đạo.

Xem thêm: Chi phí khám nam khoa - hết bao nhiêu tiền năm 2022

Chuyên mục

Chuyên mục
Chọn chuyên mục
Agile cho công nghệ
Case Study
Chuyển đổi số
L&DPhát triển lãnh đạo
Sự kiện
Tổ chức linh hoạt


Đăng ký để tải ngay bản đầy đủ của Ebook

Tư vấn khóa học cho tôi:Quản trị dự án Agile
Neo
Manager
Neo
Leader

Quản lý dự án (Project Manager) là vị trí có mức thu nhập hấp dẫn và là mục tiêu hướng đến của nhiều bạn trẻ trong ngành công nghệ thông tin. Trong bài viết này, hãy cùng học viện Agile tìm hiểu về những kỹ năng quản lý dự án cần có để trở thành một người quản lý giỏi.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để lập kế hoạch, triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án. Dự án quản lý tốt cần phải đạt được sự cân bằng giữa ba yếu tố: thời gian, chất lượng & nguồn lực. Đối với dự án nhỏ, người quản lý dự án có thể là Senior Developer nhưng các dự án có quy mô lớn hơn sẽ yêu cầu một người quản lý dự án – Project Manager. Đây là vị trí chịu trách nhiệm chính về kết quả, phụ trách xây dựng kế hoạch, bảo đảm dự án được thực hiện hiệu quả và liên lạc, báo cáo kết quả với khách hàng và cấp trên.

Project Manager có nhiều hướng phát triển sự nghiệp như trở thành Program Manager (người quản lý nhiều dự án của cùng một khách hàng, cùng một công nghệ) hoặc Head of PM (người quản lý các Project Manager).

Sự cần thiết của vị trí quản lý dự án

Ngành phát triển phần mềm đã có lịch sử hơn nửa thế kỷ, nhưng việc phát triển phần mềm, quản lý dự án chưa bao giờ hết thử thách, khó khăn. Các phương án quản trị dự án truyền thống có nhiều nhược điểm như yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận, qua nhiều khâu trung gian. Những bên liên quan thường chỉ nhận kết quả qua báo cáo, thiếu thông tin hoặc thông tin về sản phẩm phần mềm không rõ ràng. Sự thiếu minh bạch về tiến độ và trì hoãn ngày phát hành cũng ảnh hưởng đến chất lượng của dự án và mức độ hài lòng của khách hàng. Đội ngũ phát triển và khách hàng khó có thể đưa ra các phản hồi ý nghĩa để cho ra sản phẩm tốt nhất.

Theo một nghiên cứu của Dr.Pavel (2020), 32% dự án thất bại do quản lý dự án không tốt. Ngoài ra, một số nguyên nhân khác có thể kể đến như thiếu thông tin (21%), không rõ mục tiêu (18%), không quen thuộc với phạm vi và độ phức tạp của dự án (17%). Từ nghiên cứu trên, chúng ta thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết của vị trí quản lý dự án phần mềm. Trên thực tế, vị trí quản lý dự án phần mềm cũng là công việc với mức thu nhập hấp dẫn và là mục tiêu hướng đến của nhiều bạn trẻ khi lựa chọn ngành công nghệ thông tin.

5 kỹ năng Quản lý dự án cần trang bị

Hiểu biết kỹ thuật

Quản lý dự án cần có khả năng giao tiếp hiệu quả với đội nhóm (developer, programmer, designer) và khách hàng, đối tác. Sẽ rất khó để giao tiếp hiệu quả với các Developer trong team nếu quản lý dự án không hiểu biết về kỹ thuật. Project Manager có kinh nghiệm về lập trình sẽ hiểu được Developer suy nghĩ như thế nào, biết rõ công việc và khó khăn của từng vị trí trong dự án, từ đó giao việc và deadline phù hợp hơn để dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong mức ngân sách cho phép.

Kỹ năng lãnh đạo 

Vai trò lãnh đạo của người quản lý dự án thể hiện ở những công việc như thiết lập tầm nhìn, cân bằng khối lượng công việc của các thành viên, thực thi quy trình và giữ cho mọi hoạt động trong nhóm luôn đúng quy trình. Người quản lý cần hiểu về nhân sự trong team, duy trì sự cân bằng giữa kỷ luật và cởi mở, tạo môi trường tích cực để các thành viên thể hiện quan điểm và ý tưởng.

Kỹ năng giao tiếp

Theo Guide to the Project Management Body of Knowledge, khoảng 75% thời gian của người quản lý dự án dành cho việc giao tiếp hai chiều giữa đội nhóm và khách hàng. Kỹ năng giao tiếp đòi hỏi khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin rõ ràng, phù hợp với đối tượng người nghe, đúng thông tin, đúng thời điểm.

5 kỹ năng quản lý dự án cần phải nắm rõ

Kỹ năng quản lý rủi ro

Mọi dự án phát triển phần mềm đều tiềm ẩn những rủi ro dự án. Để quản lý rủi ro, người quản lý dự án cần dựa vào kinh nghiệm để xác định trước các rủi ro có thể xảy ra, từ đó lên kế hoạch, chi phí và sử dụng các chiến lược giảm thiểu rủi ro phù hợp.

Các bạn có thể rèn luyện kỹ năng quản lý rủi ro và kiểm soát thời gian ngay từ khi còn là Developer. Phương pháp đơn giản nhất là chia nhỏ khối lượng công việc (task breakdown), từ đó sẽ ra được mức thời gian cần thiết để hoàn thành những công việc lớn hơn.

Kỹ năng lập kế hoạch

Trong giai đoạn lập kế hoạch, người quản lý dự án sẽ xác định các vấn đề tiềm ẩn và lên chiến lược để ứng phó, giải quyết vấn đề. Việc lập kế hoạch bao gồm những bước như thiết lập tổ chức dự án, lập kế hoạch quản lý, kiểm soát dự án, bảo trì và hỗ trợ, quản lý rủi ro…

Kỹ năng lập kế hoạch và lựa chọn mô hình dự án rất quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của dự án. Một trong những mô hình dự án được ứng dụng nhiều trong ngành công nghệ thông tin hiện nay là Agile với các đại diện phổ biến như Kanban, Scrum, ASD, DSDM…

Như chúng ta đã thấy, Quản lý dự án là một vị trí đầy thách thức, đặc biệt là với các dự án lớn và phức tạp. Trên thực tế, thành công của một dự án phụ thuộc đến 70-80% vào kỹ năng quản lý dự án. Để thành công với nghề, bên cạnh việc tích lũy kinh nghiệm theo thời gian, nhà quản lý dự án có thể trang bị thêm kiến thức và nâng cao kỹ năng bằng cách tham gia các khóa học quản lý dự án.

Để giúp nhà quản lý dự án kiểm soát tiến độ, chi phí và tăng khả năng thích ứng với thay đổi hiệu quả, Học viện Agile đã xây dựng Khóa học Quản trị dự án Agile với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.

Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.

Tìm hiểu ngay Khóa học Quản trị dự án Agile  để tự tin dẫn dắt các dự án đi đến thành công!